Zur Führung eines elektronisches Fahrtenbuches

veröffentlicht am in der Kategorie Allgemein Lohnbuchhaltung StartUp-Beratung Steuerberatung

Es reicht zur Führung eines Fahrtenbuches nicht aus, wenn die Fahrtwege eines betrieblichen Fahrzeugs durch ein technisches System unmittelbar elektronisch erfasst werden. Dies hat das Niedersächsische Finanzgericht (FG) mit Urteil vom 23.01.2019 entschieden. 

Sachverhalt

Die Beteiligten streiten um die ordnungsgemäße Führung eines Fahrtenbuches: Der Dienstwagen des Klägers war mit einer sog. Telematiklösung inklusive der Funktion „elektronisches Fahrtenbuch“ ausgestattet. Die Hardware war nicht fest verbaut, sondern konnte auf den standardisierten Fahrzeug-Diagnosestecker aller Fahrzeugtypen des jeweiligen Fahrzeugs aufgesteckt werden. Sie verfügt über einen GPS Empfänger und übermittelt über das Mobilfunknetz jeweils die aktuelle Position und zeichnet die Bewegungsdaten auf einem zentralen Server zur Erstellung eines elektronischen Fahrtenbuches auf.

Für das Streitjahr 2013 stellte die Außenprüfung fest, dass der im Fahrtenbuch enthaltene Kilometerstand nicht den Kilometerständen laut Werkstattrechnungen entsprach. Daraufhin wurde der Bruttoarbeitslohn des Klägers unter Anwendung der 1%-Regelung erhöht und die bereits ergangenen Einkommensteuerbescheide entsprechend angepasst. Die hiergegen erhobene Klage hatte vor dem FG keinen Erfolg. 

Zeitnahe Erfassung von Fahrtanlässen notwendig

Der Kläger hat zwar nachgewiesen, dass er das vorgelegte Fahrtenbuch zeitnah geführt hatte. Es reicht jedoch nicht aus, dass nur die Fahrten mit den per GPS ermittelten Geo-Daten selbst zeitnah aufgezeichnet worden sind. Vielmehr müssen alle Angaben, die für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erforderlich sind, zeitnah in das Fahrtenbuch eingetragen werden.

Das verwendete Steckmodul und die dazugehörige Datenbank hatten nur die Fahrten mit den durch das GPS-Modul ermittelbaren Angaben (Ort und Zeit des Beginns und des Endes der Fahrt) der nicht als privat gekennzeichneten Fahrten im Rahmen der technischen Verfügbarkeit des Gerätes (nicht ausgeschaltet und nicht gestört) aufgezeichnet und in einer zentralen Datenbank gespeichert.

Die zusätzlich erforderlichen Angaben zu den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartnern oder die Angabe des konkreten Gegenstandes der dienstlichen Verrichtung mussten hingegen vom Anwender ergänzt werden, da das Programm sie den Fahrten alleine nicht zuordnen konnte. Diese Ergänzungen zu den betrieblichen Anlässen der Fahrten müssten für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch aber ebenfalls zeitnah erfolgen.

Darüber hinaus hat der Kläger die tatsächlichen Kilometerstände nach den Tachos der Fahrzeuge niemals im Streitzeitraum den rechnerisch ermittelten Tachoständen in den Daten des elektronischen Fahrtenbuches gegenübergestellt, so dass die Fahrtenbücher insgesamt als nicht ordnungsgemäß verworfen wurden. 

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Fazit

Die ordnungsgemäße Führung eines Fahrtenbuches erfordert, dass neben dem Bewegungsprofil auch die Fahrtanlässe zeitnah erfasst werden. Eine technische Lösung, die auch nach Jahren noch Änderungen zulässt, kann nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden.

Der entschiedene Fall ist jedoch noch nicht rechtskräftig entschieden. Die Nichtzulassungsbeschwerde gegen die Entscheidung ist beim BFH anhängig. 

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