Dienstreisen gehören für viele Arbeitnehmer zum Alltag. Häufig werden in solchen Fällen die Kosten einer Dienstreise vom Arbeitgeber übernommen. Ist dies jedoch nicht der Fall, so können einzelne Kosten im Rahmen des Verpflegungsmehraufwandes steuerlich geltend gemacht werden.
Auch in Zeiten von Home Office haben Arbeitnehmer in Deutschland weit überwiegend ein Büroarbeitsplatz, der ihnen von ihrem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird. Bei diesem handelt es sich um die sogenannte erste Tätigkeitsstätte.
Sollen Arbeitnehmer auf Veranlassung ihres Arbeitgebers im beruflichen Kontext einen anderen Arbeitsort aufsuchen, handelt es sich in aller Regel um eine Dienstreise.
Für die weitere steuerliche Behandlung dieser Dienstreise kommt dann maßgeblich darauf an, wer die Kosten trägt. Werden die Kosten vom Arbeitgeber bezahlt, ändert sich für den Arbeitnehmer nichts.
Werden die Kosten jedoch nicht oder nur teilweise vom Arbeitgeber übernommen, können die verbleibenden Kosten vom Arbeitnehmenden steuerlich geltend gemacht werden. Zu den berücksichtigungsfähigen Faktoren zählt dabei auch der sogenannte Verpflegungsmehraufwand.
Der Verpflegungsmehraufwand kann dabei als Verpflegungspauschale im Rahmen der Steuererklärung geltend gemacht werden.
Bei Dienstreisen im Inland konnten etwa im Jahr 2024 ab einer Abwesenheitsdauer von 8 Stunden 16 Euro, ab einer Abwesenheit von 24 Stunden sogar 32 Euro steuerlich geltend gemacht werden. Für den Tag der Anreise und der Abreise können ebenfalls jeweils 16 Euro veranschlagt werden.
Auch für Dienstreisen ins Ausland kann der Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden. Die Höhe der Pauschale bestimmt sich dann nach dem Land, in dass die Dienstreise ging.
So können beispielsweise für eine Dienstreise nach New York pro Tag ganze 66 Euro Verpflegungspauschale geltend gemacht werden. Welche Pauschalen für welches Land gilt, kann einer Aufstellung des Bundesfinanzministeriums entnommen werden.
Unabhängig von der tatsächlichen Dauer der Dienstreise gilt auch zu beachten, dass der Verpflegungsmehraufwand nur für maximal 3 Monate am Stück geltend gemacht werden kann. Danach bedarf es einer wenigstens vierwöchigen Unterbrechung, um erneut von der Verpflegungspauschale profitieren zu können.
Als solche Unterbrechung wird häufig auch eine Krankheit oder ein längerer Urlaub von den Finanzämtern anerkannt.
