Die externe Prüfung des Betriebs ist ein Thema, mit dem sich jedes Unternehmen beschäftigt haben sollte. Wie sollte man sich verhalten, wenn das Finanzamt vor der Tür steht? Wann darf eine solche Prüfung überhaupt stattfinden? Erfahren Sie alles über das Thema in unserem SCHUMACHER-GUIDE.
Bei einer externen Betriebsprüfung prüft das Finanzamt einen Betrieb. Hierbei werden die Zahlen des Betriebs untersucht und abgeglichen, ob die Steuererklärungen der vergangenen Jahre korrekt sind.
| Das Finanzamt kontrolliert insbesondere: |
|---|
| Buchführung und Jahresabschlüsse |
| Einnahmen‑Überschuss‑Rechnungen |
| Umsatzsteuer, Lohnsteuer und Körperschaft‑/Einkommensteuer |
| Verträge mit Gesellschaftern, Geschäftsführern oder nahestehenden Personen |
Schauen Sie genau auf die Prüfungsanordnung: Welche Steuerarten und Zeiträume werden geprüft?
Prüfen Sie, ob die Ankündigungsfrist eingehalten wurde. Gem. § 197 Abs. 1 AO muss die Ankündigung einer Außenprüfung eine angemessene Zeit im Voraus ergehen. Was angemessen ist, ist vom Einzelfall abhängig. Sehen Sie die Orientierungswerte in der Tabelle (unten)
Wenn Sie als Geschäftsinhaber gewichtige Gründe (z. B. Krankheit / Urlaub) haben, beantragen Sie frühstmöglich eine Terminverschiebung.
Tabellarische Darstellung:
| Unternehmensgröße | Beschreibung (vereinfacht) | Übliche Vorlaufzeit* |
|---|---|---|
| Großbetrieb | Hohe Umsätze, viele Mitarbeitende, komplexe Strukturen. | In der Regel mindestens etwa 4 Wochen Vorlaufzeit zwischen Prüfungsanordnung und Prüfungsbeginn. |
| Mittelbetrieb | Mittlere Unternehmensgröße mit deutlich ausgeprägtem Geschäftsbetrieb. | Häufig rund 2 bis 4 Wochen Vorlaufzeit. |
| Kleinbetrieb | Wenige Mitarbeitende, überschaubare Umsätze. | Üblicherweise etwa 2 Wochen Vorlaufzeit. |
| Kleinstbetrieb | Sehr kleiner Betrieb, zum Beispiel Einzelunternehmen. | Teilweise nur etwa 1 bis 2 Wochen Vorlaufzeit, abhängig vom Einzelfall. |
*Orientierungswerte aus Verwaltungspraxis und Fachliteratur; die konkrete Vorlaufzeit ergibt sich aus der jeweiligen Prüfungsanordnung.
Ein besonders wichtiger Punkt, den es zu beachten gilt, ist der externe Rechtsbeistand. Es ist zwar nicht obligatorisch, dass bei einer Betriebsprüfung ein Steuerberater oder Rechtsanwalt anwesend ist, dennoch ist es klar zu empfehlen. Vor allem durch spontane, nicht durchdachte Äußerungen des Betriebsinhabers werden die Prüfer schnell misstrauisch. Also:
Ziehen Sie frühzeitig einen Steuerberater und/oder einen spezialisierten Rechtsanwalt hinzu.
Lassen Sie durch Fachleute eine Risikoanalyse vornehmen, bevor Sie irgendetwas ohne Beratung offenlegen.
Sortieren Sie alle relevanten Dokumente vorab (Buchhaltung, Verträge, Fahrtenbücher, Kassenbücher, Lohnabrechnungen etc.).
Stellen Sie einen Arbeitsplatz, Licht und Kopiermöglichkeiten vor Ort zur Verfügung.
Kennzeichnen Sie wichtige Positionen und Besonderheiten, damit sie leichter nachvollziehbar sind
Bei einer externen Betriebsprüfung findet heute häufig auch eine digitale Betriebsprüfung statt. Das Finanzamt greift dann auf die elektronischen Buchführungsdaten des Unternehmens zu oder lässt sich diese in einem GoBD‑konformen Format (oft auch als „GoBD‑/GDPdU‑Export“ oder „IDEA‑Export“ bezeichnet) übergeben. Unternehmen sollten daher gemeinsam mit ihrem Steuerberater prüfen, ob ihr Buchhaltungssystem einen solchen Export unterstützt und diese Funktion regelmäßig testen.
So ist sichergestellt, dass alle steuerrelevanten Daten im Prüfungsfall schnell, vollständig und maschinell auswertbar bereitgestellt werden können – ohne zusätzlichen technischen Stress während der Betriebsprüfung.
Grundsätzlich ist der Steuerpflichtige, dessen Betrieb geprüft wird, zur Mitwirkung verpflichtet. Dies geht aus § 200 AO hervor. Die Mitwirkungspflicht bezieht sich auf „Sachverhalte, die für die Besteuerung erheblich sein können“, also zunächst auf alle Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und anderen Urkunden von steuerlicher Relevanz.
Zu Beginn der Prüfung sollte der Steuerpflichtige die Prüfer und ggf. Sachverständigen bitten, sich auszuweisen.
In Sachen Kommunikation mit den Prüfern sollten Sie Folgendes beachten:
Antworten Sie nur, wenn nötig — unbedachte Bemerkungen vermeiden.
Lassen Sie ggf. den Steuerberater oder Rechtsanwalt sprechen oder begleiten.
Erklären Sie Sachverhalte sachlich und nachvollziehbar, nicht spekulativ.
Bei einer externen Betriebsprüfung ist der Umfang der Prüfung sowohl zeitlich als auch örtlich begrenzt. Zeitlich darf der Prüfer nur die Veranlagungszeiträume prüfen, die in der Prüfungsanordnung genannt sind – Unterlagen, die deutlich außerhalb dieses Zeitraums liegen (etwa zehn Jahre zurück), gehören grundsätzlich nicht dazu, solange sie nicht ausnahmsweise für die Beurteilung des Prüfungszeitraums erforderlich sind. Örtlich findet die Prüfung in den betrieblichen Räumen statt, die für die steuerliche Überprüfung erheblich sind; eine Prüfung in den Privaträumen des Unternehmers ist nur zulässig, wenn keine geeigneten Geschäftsräume vorhanden sind, was in § 200 Abs. 2 Satz 1 AO ausdrücklich geregelt ist.
Zwar kann man grundsätzlich auf eine Schlussbesprechung verzichten, hiervon ist jedoch aus praktischer Sicht dringend abzuraten. Die Schlussbesprechung bietet regelmäßig die letzte Möglichkeit, strittige Sachverhalte zu klären und Feststellungen abzumildern.
Während der gesamten Betriebsprüfung unterliegt der Geprüfte bestimmten Mitwirkungsverpflichtungen nach § 200 AO. Dazu gehören insbesondere die Erteilung von Auskünften, die Vorlage von Aufzeichnungen, Büchern, Geschäftspapieren und sonstigen Unterlagen. Der Geprüfte ist außerdem zur Unterstützung der Finanzverwaltung bei der Auswertung elektronischer Daten und die Bereitstellung eines geeigneten Prüfungsarbeitsplatzes verpflichtet.
Einspruch ist Rechtsmittel
Nach der Außenprüfung haben Sie gem. § 355 Abs. 1 AO die Möglichkeit, Einspruch einzulegen. Dies eröffnet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Ansicht bezüglich möglicherweise unzutreffenden Prüfungsfeststellungen kundzutun. Der Widerspruch richtet sich in diesem Fall auf die im Zuge der Prüfung ergangenen neuen Steuerbescheide.
In vielen Fällen kommt es zu Verständigungen (z. B. Teilnachzahlungen statt harscher Schätzungen).
Nutzen Sie gegebenenfalls das Finanzgericht, wenn der Einspruch scheitert.
Die Fehler, die Verantwortliche oft machen, lassen sich indes einfach vermeiden.
| Typischer Fehler | Warum problematisch? | Besser so |
|---|---|---|
| Unterlagen unvollständig oder unsortiert einreichen | Fehlende Originale und unsortierte Belege erschweren die Prüfung, verlängern den Aufwand und können den Eindruck mangelnder Ordnung erwecken. | Geforderte Unterlagen vollständig und geordnet bereitstellen, insbesondere Originalbelege und prüfungsrelevante Dokumente vorab intern durchgehen. |
| Mehr Auskünfte geben als nötig | Unbedachte und spontane Aussagen können neue Fragen aufwerfen und zusätzliche Prüffelder eröffnen, die ursprünglich gar nicht im Fokus standen. | Nur konkrete Fragen beantworten, Nachfragen mit dem Berater abstimmen und keine spekulativen oder nicht vorbereiteten Angaben machen. |
| Zu viel auf „gute Beziehungen“ und Smalltalk setzen | Ein zu informeller Umgang führt leicht dazu, dass rechtliche Grenzen übersehen und kritische Themen zu offen angesprochen werden. | Höflich und sachlich bleiben, den professionellen Rahmen wahren und die Kommunikation strukturiert über einen festen Ansprechpartner führen. |
| Digitale Unterlagen ohne vorherige rechtliche Prüfung öffnen | Beim spontanen Öffnen digitaler Daten können Inhalte sichtbar werden, die für die Prüfung nicht bestimmt sind oder rechtlich sensibel sind. | Digitale Unterlagen vorab rechtlich prüfen, dem Prüfer nur die abgestimmten Datenbereiche zugänglich machen und einen getrennten Prüfungsarbeitsplatz nutzen. |
| Zu spät auf die Prüfungsanordnung reagieren | Wertvolle Vorbereitungszeit geht verloren; Unterlagen können nicht in Ruhe geordnet und Risiken nicht rechtzeitig analysiert werden. | Die Prüfungsanordnung sofort nach Eingang prüfen, Fristen klären und frühzeitig den Steuerberater bzw. Rechtsanwalt einbinden. |
| Vorschnell auf Einspruch oder Rechtsmittel verzichten | Unzutreffende Prüfungsfeststellungen werden bestandskräftig und lassen sich später nur schwer oder gar nicht mehr korrigieren. | Prüfungsbericht und neue Bescheide gründlich prüfen, Einspruchsfrist notieren und gemeinsam mit dem Berater entscheiden, ob Einspruch oder weitere Rechtsmittel sinnvoll sind. |
| Auf die Schlussbesprechung verzichten | Ohne Schlussbesprechung fehlt die Gelegenheit, offene Fragen zu klären und Beanstandungen unmittelbar mit dem Prüfer zu besprechen. | In der Regel auf der Schlussbesprechung bestehen, alle Punkte mit dem Prüfer durchgehen und gemeinsam mit dem Berater Stellung nehmen. |
Die wichtigsten Schritte von der Prüfungsankündigung bis zur Schlussbesprechung und zu möglichen Rechtsmitteln.
Sie erhalten Post vom Finanzamt mit Art der Prüfung, Steuerarten, Prüfungszeiträumen und dem geplanten Prüfungsbeginn.
Sie besprechen die Anordnung mit Steuerberater/Rechtsanwalt, ordnen Unterlagen und bereiten digitale Datenzugriffe und Auswertungen vor.
Der Prüfer kommt zu Ihnen oder zum Steuerberater, weist sich aus, es werden Arbeitsplatz, Ansprechpartner und organisatorische Punkte geklärt.
Der Prüfer wertet Buchhaltung, Verträge, Kassen- und Lohnunterlagen sowie elektronische Daten aus und stellt dazu Rückfragen.
Im Prüfungsverlauf fordert der Prüfer weitere Belege an und bittet um Erläuterungen zu Auffälligkeiten; Sie sind zur Mitwirkung verpflichtet (§ 200 AO).
Bei größeren Themen gibt es Zwischengespräche, in denen erste Feststellungen, etwaige Hinzuschätzungen oder Streitpunkte angesprochen werden.
Am Ende findet eine Schlussbesprechung statt, in der alle Feststellungen erläutert und diskutiert werden; hier können Sie und Ihr Berater argumentieren und Einigungen versuchen.
Das Finanzamt erstellt einen schriftlichen Prüfungsbericht, in dem die wesentlichen Sachverhalte, Feststellungen und rechtlichen Bewertungen festgehalten werden.
Auf Basis des Prüfungsberichts erlässt das Finanzamt neue oder geänderte Steuerbescheide für die geprüften Jahre.
Innerhalb eines Monats können Sie gegen die geänderten Bescheide Einspruch einlegen und die Feststellungen gerichtlich weiter überprüfen lassen.
Das hängt stark von der Größe und Struktur des Unternehmens ab. Bei Kleinst‑ und Kleinbetrieben – Anwesenheit des Prüfers oft nur wenige Tagen. Bei mittleren Betrieben – mehrere Tage bis etwa zwei Wochen. Bei Großbetrieben und komplexen Unternehmensstrukturen – mehreren Wochen oder Monate – meist mit Unterbrechungen. Zusätzlich zur Zeit „vor Ort“ kommt der Vorlauf zwischen Prüfungsanordnung und Prüfungsbeginn sowie der Zeitraum bis zur Schlussbesprechung und zum endgültigen Prüfungsbericht hinzu.
Kommunizieren Sie höflich, respektvoll und professionell, aber nicht „plaudernd“. Führen Sie keine informellen Gespräche über sensible Themen. Etwa von Themen wie Bargeschäfte, private Entnahmen, „branchenübliche“ Praktiken ist abzusehen. Bei diesen kommt es sonst schnell zu unbedachten Aussagen. Antworten sollten kurz, inhaltlich richtig und gut vorbereitet sein; bei komplexeren Sachverhalten ist es sinnvoll, zunächst intern oder mit Ihrem Berater zu sprechen und dann eine abgestimmte schriftliche Erläuterung zu geben. Verzichten Sie darauf, Probleme im „Smalltalk“ lösen zu wollen – alles, was Sie sagen, kann später in der Akte landen.
Sie sollten alle für den Prüfungszeitraum relevanten Buchführungsunterlagen, Belege, Verträge und ggf. digitale Daten (GoBD‑konformer Export) so bereithalten, dass Rückfragen effizient beantwortet werden können. Ein professionelles Verhalten zeigt sich auch darin, dass Unterlagen nicht „scheibchenweise“ und ungeprüft nachgereicht werden, sondern strukturiert und dokumentiert. Führen Sie eine einfache Liste, wann Sie welche Unterlagen übergeben haben, und prüfen Sie insbesondere auffällige oder sensible Vorgänge vorab mit Ihrem Steuerberater oder Rechtsanwalt, bevor Sie sie erläutern.
Als Geprüfter unterliegen Sie während der Betriebsprüfung einer Mitwirkungspflicht gem. § 200 AO. Die Mitwirkungspflicht bedeutet, dass Sie Bücher, Aufzeichnungen und steuerrelevante Unterlagen vorlegen und zu Fragen Auskunft geben müssen – aber nicht, dass Sie alles ungefiltert und ohne Struktur an den Prüfer weiterreichen. In der Praxis heißt das: Sie stellen die angeforderten Informationen vollständig, geordnet und nachvollziehbar zur Verfügung, aber immer mit einem klaren Ansprechpartner und nach kurzer interner Abstimmung. Wenn Sie zu einem Punkt nichts Sicheres sagen können, sollten Sie das offen kommunizieren und eine nachgelagerte schriftliche Antwort ankündigen, statt zu spekulieren.
