Arbeitnehmer brauchen für Dienstreisen in alle EU-Länder sowie nach Island, Liechtenstein, Norwegen und in die Schweiz eine sogenannte A1-Bescheinigung. Auch bei kurzen Dienstreisen (z.B. wegen einer Messe) muss nun vermehrt damit gerechnet werden, dass überprüft wird, ob der Arbeitnehmer die Bescheinigung dabei hat.
Seit 2010 brauchen Mitarbeiter für jede Reise ins EU-Ausland eine A1-Bescheinigung. Die A1-Bescheinigung (eigentlich "Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften") wird auch Entsendebescheinigung genannt. Grundsätzlich wird für jedes Land und jeden Einsatz eine eigene A1-Bescheinigung benötigt.
Jedes EU-Land hat ein eigenes Sozialversicherungssystem. Wer außerhalb seines Heimatlandes arbeitet, müsste eigentlich im Ausland Beiträge zahlen. Um dies zu vermeiden, gibt es die A1-Bescheinigung. Damit bestätigt der zuständige Sozialversicherungsträger, dass ein Arbeitnehmer für die Zeit seiner Beschäftigung im Ausland der Sozialversicherung seines Heimatstaates angehört. Die Bescheinigung erspart Versicherten die lokalen Sozialabgaben und damit doppelte Beiträge.
Kann der Mitarbeiter die A1-Bescheinigung bei einer Kontrolle nicht vorlegen, drohen Konsequenzen: Zum Einen darf der Betroffene den Betrieb, das Messegelände oder auch das Hotel, in dem eine Konferenz stattfindet, nicht betreten. Zum Anderen muss der Arbeitgeber zusätzlich zu den deutschen Sozialversicherungsbeträgen Sozialversicherungsbeiträge im Ausland für jeden Tag des Auslandsaufenthalts entrichten.
Darüber hinaus fällt ein Bußgeld für den Arbeitgeber, aber auch für den Arbeitnehmer an. Dieses fällt je nach Land unterschiedlich aus (z.B. in Österreich zwischen 1.000 € und 10.000 €).
Aus diesem Grund sollte der Mitarbeiter angewiesen werden, die Bescheinigung bei seiner Auslandstätigkeit stets mit sich zu führen.
Bei längeren Auslandsentsendungen ist es in den meisten Betrieben bereits selbstverständlich, dass die Lohnbuchhaltung die A1-Bescheinigung
(seit 01.01.2019 nur noch elektronisch) beantragt.
Problematisch können kurze Auslandsdienstreisen sein. Von diesen erfährt die Buchhaltung regelmäßig erst nachträglich durch die Reisekostenabrechnung, so dass auch die A1-Bescheinigung nicht rechtzeitig ausgestellt wird. Deshalb sollte die Lohnbuchhaltung automatisch über jede geplante Auslandsdienstreise informiert werden.
Schon gewusst? Für sogenannte Multi-State-Worker, die regelmäßig mindestens einen Tag im Monat oder 5 Tage im Quartal in 2 oder mehr EWR-Staaten tätig sind, kann eine Dauer-A1-Bescheinigung bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland beantragt werden.
Schumacher ist Ihr Steuerberater in Essen.
Die Krankenkassen und Rentenversicherungsträger haben 3 Arbeitstage ab Antragstellung Zeit, die A1-Bescheinigung elektronisch zu übermitteln. Das gilt aber nur, wenn der entsprechende Antrag vollständig ausgefüllt worden ist und der Mitarbeiter eindeutig unter deutsches Sozialversicherungsrecht fällt.
Wenn die Dienstreise kurzfristig erfolgt, kann bei der Krankenkasse oder dem Rentenversicherungsträger nachgefragt werden, ob diese die Bearbeitung des Antrags vorziehen könnten. So kann sichergestellt werden, dass die Bescheinigung rechtzeitig übermittelt wird.
Falls die Bescheinigung dennoch nicht rechtzeitig ankommt, sollte dem Mitarbeiter eine Kopie des Antrags mitgegeben werden. Das genügt, um Sanktionen wegen der fehlenden Bescheinigung zu vermeiden. Die A1-Bescheinigung muss dann aber nachgereicht werden.
Um sicherzustellen, dass die benötigte A1-Bescheinigung rechtzeitig beantragt wird, sollten Unternehmen in den Reisegenehmigungsprozess einen Schritt einbauen, in dem die Lohnbuchhaltung automatisch über jede geplante Auslandsdienstreise informiert wird.
Das gilt insbesondere dann wenn Mitarbeiter bisher ihre Reisen selbst gebucht haben oder regelmäßig mit dem Dienstwagen ins Ausland fahren. Darüber hinaus ist es hilfreich, bei allen Mitarbeitern ein Bewusstsein dafür zu schaffen, dass derjenige, der wegen einer Dienstreise eine Grenze überschreitet, sich um eine A1-Bescheinigung kümmern muss.
A1-Bescheinigungen können über das Entgeltabrechnungsystem, also zum Beispiel über DATEV erstellt werden. Die an die Krankenkasse übermittelten Daten werden dann von dieser ebenfalls elektronisch weitergeleitet.
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