Die ordnungsgemäße Durchführung einer Gesellschafterversammlung

14. Mai 2024
Geschrieben von: Henrik Noszka

Der § 48 Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung („GmbHG„) enthält den Grundsatz, dass Beschlüsse der Gesellschafter in Versammlungen gefasst werden müssen. Mindestens einmal im Jahr ist eine Gesellschafterversammlung zur Feststellung des Jahresabschlusses einzuberufen. Zudem muss diese einberufen werden, wenn eine Zahlungsunfähigkeit der Gesellschaft droht oder einzelne Gesellschafter, welche alleine oder gemeinsam mindestens 10 % des Kapitals innehaben, dies unter Angabe von Zweck und Gründen, verlangen. Aufgrund dessen ist die ordnungsgemäße Durchführung der Gesellschafterversammlungen von elementarer Bedeutung, um sicherzustellen, dass die gefassten Beschlüsse auch wirksam zustande gekommen sind.

Welche Vorbereitungen müssen für die Gesellschafterversammlung getroffen werden?

Zunächst einmal muss die Gesellschafterversammlung von den zuständigen Personen einberufen werden. Dies werden entweder alle Geschäftsführer gemeinsam sein oder ein einzelner Geschäftsführer. Denn nach der herrschenden Ansicht ist jeder Geschäftsführer einzeln befugt, selbständig eine Versammlung einzuberufen. Gesellschafter, die alleine oder gemeinsam 10 % des Stammkapitales der Gesellschaft halten, können unter Angabe des Zwecks zudem ebenfalls eine Gesellschafterversammlung verlangen. Durch Gesellschaftervertrag kann jedoch auch jeder andere Gesellschafter zur Einberufung einer Versammlung ermächtigt werden.

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Ladungspflicht

Geladen werden muss ausnahmslos jeder Gesellschafter, der auf der beim Handelsregister eingereichten Gesellschafterliste steht. Daher sollte diese auch regelmäßig überprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden. Die Einberufung der Gesellschafter erfolgt nach § 51 GmbHG durch Einladung mittels eingeschriebener Briefe. Die Einladungsfrist beträgt gemäß § 51 I S. 2 GmbHG eine Woche ab dem Zeitpunkt, ab dem die Einladungen üblicherweise zugegangen sein sollten. Dabei muss der Brief an die Anschrift adressiert werden, die der Gesellschafter der GmbH mitgeteilt hat und ordnungsgemäß bei der Post aufgegeben worden sein. Ist dem einladenden Gesellschafter bekannt, dass eine veraltete Adresse eines Gesellschafters vorliegt, so ist umstritten, ob eine an diese gerichtete Einladung, mit dem Wissen, dass der Gesellschafter sie nie erhalten wird, ordnungsgemäß ist. Zu raten ist daher, anderweitig eine Einladung an den Gesellschafter zu richten, um nachträgliche Probleme zu vermeiden. Sofern die Satzung der GmbH keine bestimmte Zustellungsart der Briefe festlegt, sollten diese außerdem per herkömmlichen Einschreibens versandt werden, da ein Einwurf-Einschreiben mitunter nicht ausreichende Sicherheit der Zustellung bietet. Ungeklärt ist zudem, ob der Einberufungsbrief einem Schriftformerfordernis unterliegt. Daher sollte der Brief zumindest persönlich handschriftlich unterzeichnet werden.

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Inhaltlich muss der Einladungsbrief Ort, Datum und Zeit der Gesellschafterversammlung sowie die Tagesordnung enthalten. Besonders die Mitteilung der Tagesordnung ist von besonderer Wichtigkeit. Diese muss alle Gegenstände, über die Beschluss gefasst werden soll, enthalten, damit die Gesellschafter sich hinreichend auf diese vorbereiten können. Gerade wenn es um die Abberufung eines Geschäftsführers geht, muss dies konkret benannt werden. Wurde eine Gesellschafterversammlung einberufen, so können auch Gesellschafter, welche 10 % des Stammkapitales halten, auch die Ergänzung der Tagesordnung um weitere Punkte verlangen.

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Mängel bei Ladung

Sollte die Einladung zur Gesellschafterversammlung nun doch Mängel enthalten, kann dies mitunter schwerwiegende Folgen für die Wirksamkeit der Versammlung haben. Wird die Gesellschaftsversammlung also beispielsweise von einer falschen Person einberufen oder eine grundlose Versammlung abgehalten, so sind die gefassten Beschlüsse nach der analogen Anwendung des § 241 AktG nichtig. Auch bei der Nichteinhaltung aller anderen oben beschriebenen Vorgaben, können die Gesellschafterbeschlüsse wirksam angefochten werden. Sollten bei der Versammlung jedoch alle Gesellschafter anwesend sein, so gelten alle vorherigen Mängel als geheilt, § 51 III GmbHG. Nach der überwiegenden Ansicht gilt dies allerdings nur, wenn alle anwesenden Gesellschafter mit der Abhaltung der Versammlung einverstanden sind.

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Was ist bei der Durchführung der Gesellschafterversammlung zu beachten?

Auch bei der Durchführung der Versammlung gibt es schließlich einige Vorgaben, die für dessen wirksame Durchführung zu beachten sind. Zuerst ist zu beachten, dass jeder Gesellschafter das Recht hat, an der Gesellschaft teilzunehmen, auch wenn er kein Stimmrecht besitzt. Außerdem ist es zwar nicht Pflicht, jedoch dringend empfehlenswert, ein Protokoll während der Gesellschafterversammlung zu führen.

Darüber hinaus sollte auch die Wichtigkeit eines Versammlungsleiters nicht verkannt werden. Beschlüsse können zwar auch ohne einen Versammlungsleiter gefasst werden, gerade bei Gesellschaften mit vielen Gesellschaftern ist dieser jedoch hilfreich, um das Hervorrufen von unlösbaren Konflikten zu vermeiden. Die Bestellung eines Versammlungsleiters kann dabei entweder in der Satzung festgelegt sein oder bei dessen Fehlen mit einfacher Mehrheit bestimmt werden. Dem Versammlungsleiter fallen während der Gesellschaftsversammlung sodann wichtige Aufgaben, wie die Eröffnung und Schließung der Versammlung sowie die Feststellung der Tagesordnung, zu. Ferner stellt er, sofern alle damit einverstanden sind, verbindlich das Beschlussergebnis fest. Dieses kann dann lediglich noch angefochten werden. Wird der Beschluss nicht verbindlich festgestellt, weil die Gesellschafter sich nicht einig sind, so kann eine Feststellungsklage erhoben werden, welche feststellen soll, dass der Beschluss gefasst wurde. Schließlich vermittelt der Versammlungsleiter auch bei Konflikten zwischen den Gesellschaftern und entscheidet diese nach seiner Einschätzung. Es ist also nicht empfehlenswert, auf den Versammlungsleiter zu verzichten.

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Beschlussfähigkeit und Abstimmungen

Relevant für die Beschlussfähigkeit in der Versammlung ist, dass keine bestimmte Anzahl an Gesellschaftern anwesend sein muss, um einen wirksamen Beschluss zu fassen. Wichtig ist lediglich, dass alle Gesellschafter eingeladen wurden. Abweichungen können allerdings durch die Satzung der Gesellschaft bestimmt werden.

Beschlüsse der Gesellschafterversammlung werden nach § 47 I GmbHG grundsätzlich mit einfacher Mehrheit gefasst. Nur in besonderen Fällen, wie bei einer Satzungsänderung oder der Auflösung der GmbH ist eine qualifizierte Mehrheit erforderlich. Dafür muss also eine Mehrheit von Dreivierteln der abgegebenen Stimmen bestehen. Besteht Stimmengleichheit, so muss der Beschluss abgelehnt werden. Sollten sich alle Gesellschafter dazu bereit erklären, kann eine Abstimmung auch ohne Einberufung einer Gesellschafterversammlung, sondern schriftlich stattfinden. Dabei ist jedoch das Setzen einer Frist zur Stimmabgabe dringend ratsam. Eine Protokollierung der Beschlüsse ist nicht erforderlich. Anders verhält sich dies jedoch bei Satzungsänderungen. Diese müssen protokolliert und notariell beurkundet werden. Auf mögliche Mängel bei der Durchführung findet der, bereits oben genannte, § 241 AktG ebenfalls Anwendung.  Die Beschlüsse sind sodann also anfechtbar und bei Anfechtungsrelevanz folglich nichtig.

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Fazit

Festzuhalten ist also, dass es bei der Vorbereitung und Durchführung einer Gesellschafterversammlung viele versteckte Fallen gibt, dessen Übersehen zur Anfechtbarkeit der gefassten Beschlüsse führen kann. Allerdings sind viele dieser Vorschriften disponibel, also durch die Satzung der GmbH änderbar oder abdingbar. Es ist daher erforderlich, sich stets tiefgreifend mit der Satzung der Gesellschaft zu befassen.

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