Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kommt!

veröffentlicht am in der Kategorie Allgemein Arbeitsrecht IT-Recht

Die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung („eAU„) wurde 2019 beschlossen. Ab 2021 sollte die eAU verpflichtend deutschlandweit gelten. Wir haben schon im Februar 2020 über die Einzelheiten berichtet. Wegen fehlender technischer Voraussetzungen in Arztpraxen und der durch die Covid-Pandemie ausgelösten Mehrbelastungen wurde allerdings die Einführung mehrfach verschoben. Jetzt soll die eAU aber tatsächlich eingeführt werden und ab dem 1.1.2023 – zwei Jahre nach dem eigentlich geplanten Termin des Inkraftretens – verpflichtend gelten. 

Der Hintergrund

Die eAU wird durch das Dritte Gesetz zur Bürokratieentlastung vom 22.11.2019 geregelt. Ziel des Gesetzes ist es – wie schon dessen Bezeichnung nahelegt – die bürokratischen Hürden in der Kommunikation zwischen Arzt, Krankenkasse, Arbeitgeber und Arbeitnehmer abzubauen, wie der Gesetzesentwurf auch ausdrücklich klarstellt: „Arbeitnehmer müssen noch immer ihre Krankschreibungen bei ihrem Arbeitgeber in Papierform einreichen. Der damit verbundene manuelle Bearbeitungsaufwand ist angesichts der fortschreitenden Digitalisierung nicht mehr zeitgemäß.“ 

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Situation bis zum 1.1.2023

Bis zum zum Ende 2022 gilt das Folgende: Nach § 5 Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz („EFZG„) sind gegenwärtig alle Arbeitnehmer unabhängig von ihrem Versicherungsstatus verpflichtet, ihrem Arbeitgeber ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer mitzuteilen (Mitteilungspflicht). Zudem muss der Arbeitnehmer, sofern die Erkrankung länger als drei Tage andauert, ärztlich bescheinigen, dass die Krankheit tatsächlich besteht sowie wie lange sie voraussichtlich andauern wird (von den drei Tagen kann abgewichen werden) (Nachweispflicht). Dieser Nachweis wird durch die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung („AU„). Die AU wird gegenwärtig dreifach ausgefertigt. Eine der Ausfertigungen ist für den Arbeitnehmer selbst bestimmt, die anderen beiden müssen jeweils an den Arbeitgeber und an die Versicherung übermittelt werden.

Verstößt der Arbeitnehmer gegen die oben genannte Mitteilungs- oder Nachweispflicht, kann er für sein Fehlverhalten vom Arbeitgeber abgemahnt werden. Je nach den Umständen (und bei Wiederholung), kann er sogar gekündigt werden. 

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Neue Regelungen ab dem 1.1.2023 für gesetzlich Versicherte

Für gesetzlich Versicherte gilt ab nächstem Jahr der neu eingeführte § 5 Abs. 1a EFZG. Dieser lautet: 

§ 5 EFZG Anzeige- und Nachweispflichten

(1) Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, hat der Arbeitnehmer eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer spätestens an dem darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen. […]

(1a) Absatz 1 Satz 2 bis 5 gilt nicht für Arbeitnehmer, die Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse sind. Diese sind verpflichtet, zu den in Absatz 1 Satz 2 bis 4 genannten Zeitpunkten das Bestehen einer Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer feststellen und sich eine ärztliche Bescheinigung nach Absatz 1 Satz 2 oder 4 aushändigen zu lassen. […]

Gesetzlich Versicherte werden also von der Anzeigepflicht befreit. Die Verpflichtung, ihren Arbeitgeber über eine bestehende Krankheit zu informieren, wie § 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG festlegt, besteht hingegen weiterhin. Zwei Ausnahmen werden allerdings festgelegt: Geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten müssen weiterhin die AU selbstständig mitteilen. Zudem müssen Ärzte, die nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmen (Privatärtze), weiterhin drei AU ausstellen und der Arbeitnehmer sie entsprechend versenden.

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Verpflichtung des Arbeitgebers eAU abzurufen

Ist ein gesetzlich Versicherter erkrankt (und hat er dies dem Arbeitgeber mitgeteilt), muss der Arbeitgeber tätig werden. Der Arbeitgeber muss die eAU bei der jeweiligen gesetzlichen Krankenversicherung erfragen. Die AU wurde zuvor elektronisch vom Arzt an die Versicherung übermittelt. Damit wird die Nachweispflicht verschoben: Nicht mehr der Arbeitnehmer ist verantwortlich, dass die ihn betreffenden AUs ihren Weg zur Versicherung und zum Arbeitgeber finden, sondern Ärzte, Arbeitgeber und Versicherungen tragen die Verantwortung. 

Bei einem Arztbesuch wird dem Versicherten dennoch eine AU mitgegeben. Diese dient noch immer als Nachweismittel, falls es zu technischen Schwierigkeiten bei der Übertragung kommt. 

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Keine Änderung für Privatversicherte

Der neue § 5 Abs. 1a EFZG gilt lediglich für gesetzlich Versicherte. Für Privatversicherte gilt das alte System. Sie müssen also weiterhin drei AUs ausgehändigt bekommen und diese entsprechend einreichen. 

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Unterstützung für Kleinstarbeitgeber

Kleineren Arbeitgebern wird durch die Einführung von § 95a Abs. 3 SGB IV unter die Arme gegriffen. Danach wird ein elektronischer Datenspeicher für sogenannte Kleinstarbeitgeber (bis zu 10 Arbeitnehmer) eingerichtet. In diesem können eAUs und weitere Dateien für die Dauer von bis zu fünf Jahren zwischengespeichert werden.

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Auswirkungen und Ausblick

Die neu eingeführte Regelung hat erhebliche Auswirkungen an drei Fronten:

  • Zuerst sind Arbeitgeber (sowie Ärzte und gesetzliche Versicherungen) in der Pflicht, den neuen Pflichten zu entsprechen und Kanäle einzurichten, über die der Abruf erfolgen kann. Danach sind Umstrukturierungsmaßnahmen angezeigt. Dies gilt nur eingeschränkt für Kleinstarbeitgeber. 
  • Auch viele Ärzte werden von der Regelung nicht erfasst. Vor allem im Ausland tätige Ärzte fallen hier runter – sollte im Home Office im Ausland gearbeitet werden oder eine Erkrankung im Urlaub starten, müssen AUs noch auf normalen Wege übermittelt werden.
  • Vertragsanpassungen sind in den meisten Fällen nicht erforderlich. Denn § 12 EFZG legt fest, dass von den Bestimmungen im EFZG  nicht zulasten der Arbeitnehmer abgewichen werden kann.

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Schumacher | Rechtsanwälte · Notare · Steuerberater
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