Nicht erst seit der Corona-Pandemie führen Unternehmen in ihren Bewerbungsverfahren Vorstellungsgespräche durch, welche nicht in den Räumen des Unternehmens, sondern mittels Videoübertragung (z.B. via „Skype“ oder "Zoom") erfolgen.
Dies hat zum Vorteil, dass sowohl dem Arbeitgeber, als auch dem Bewerber Aufwand und Kosten erspart bleiben und so auch vermehrt internationale Bewerber eine Chance erhalten, sich dem Unternehmen zu präsentieren, ohne vor Ort anwesend zu sein. Doch nicht jede Form eines derartigen Bewerbungsgespräches dürfte zulässig sein.
In dem Tätigkeitsbericht der Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit in Nordrhein-Westfalen wurde 2017 z.B. ein „automatisiertes Vorstellungsgespräch“ per Videoübertragung kritisch hinterfragt.
Konkret ging es um eine Software, welche eine Kommune einsetzen wollte, um den Bewerbungsprozess durch eine computergestützte Vorauswahl zu vereinfachen. Dazu wurden in einem Videointerview automatisch, ohne Beteiligung einer weiteren Person, Fragen für die Bewerberinnen und Bewerber eingeblendet. Die gegebenen Antworten wurden dann jeweils in Bild und Ton aufgezeichnet, ohne dass es eine Möglichkeit zur Unterbrechung oder Wiederholung der Antwort gegeben hätte. Die Aufzeichnungen standen dann zur Auswertung bereit. Aus der großen Zahl der Bewerber sollte dann eine sehr zielgerichtete Personalauswahl durchgeführt werden, um positiv auffallende Bewerber anschließend zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch einzuladen.
Diese Art des Vorstellungsgesprächs wurde als datenschutzrechtlich unzulässig eingestuft. Zwar erleichtert eine solche Software die Auswahl aus einer hohen Bewerberzahl. Solche Videointerviews greifen aber erheblich in das Recht auf informationelle Selbstbestimmung der Bewerberinnen und Bewerber ein.
Im Gegensatz zu einer „normalen“ Bewerbungssituation können die Aufnahmen des Bewerbers immer wieder hintereinander abgespielt und analysiert werden. Die Aufzeichnungen ermöglichen so eine weitreichende Begutachtung des (non)verbalen Verhaltens der Bewerber, welchen auch nicht bekannt gegeben wird, welche Stellen oder Personen Kenntnis von den Aufnahmen erlangen oder wie lange sie gespeichert werden. Diese Intransparenz, sowie das Verfahren an sich sollen können nach Ansicht des Datenschutzbeauftragten auch nicht durch eine Einwilligung der Bewerber gerechtfertigt werden, da eine solche nur bei freiwilliger Erteilung wirksam wäre.
§ 4a Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
(1) Die Einwilligung ist nur wirksam, wenn sie auf der freien Entscheidung des Betroffenen beruht. […]
Die Freiwilligkeit scheitere, nach Ansicht des Datenschutzbeauftragten, jedoch daran, dass die Möglichkeit auf ein persönliches Vorstellungsgespräch von einer zufriedenstellenden Auswertung des Videomaterials abhängig gemacht wurde. Die Bewerber unterlagen somit einem faktischen Zwang, da sie bei Verweigerung der Einwilligung zur Aufzeichnung des Videointerviews keine Chance auf die ausgeschriebene Stelle hätten.
Hervorgehoben wird, dass es für das beschriebene Verfahren keine Rechtsgrundlage gebe. Insbesondere die Zulässigkeitsvoraussetzungen der § 29 Abs. 1 Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen (DSG NRW), § 32 Abs. 1 BDSG seien nicht erfüllt, wonach eine Verarbeitung bei einem Videointerview erhobener Daten nur zulässig ist, wenn dies zur Eingehung eines Arbeits- oder Dienstverhältnisses erforderlich ist. Dieses Erforderlichkeitsprinzip erfasse aber grade nicht die bloße Eignung der Datenerhebung zur Erleichterung der Personalauswahl.
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Problematisch ist allerdings nicht nur der Einsatz dieser speziellen Software in Videointerviews, sondern laut dem Berliner Tätigkeitsbericht 2016 auch das Durchführen von Vorstellungsgesprächen via Skype. Dieses wird ebenfalls als unzulässig eingestuft. Skype übermittelt die einzelnen Chat-Protokolle in die USA, wo diese bis zu 90 Tage auf den Servern von Microsoft gespeichert werden. Die erhobenen personenbezogenen Daten der Nutzer werden nach den entsprechenden Datenschutzbestimmungen von Microsoft verarbeitet und aufbewahrt. Auch diese Art der Datenverarbeitung sei nicht transparent genug und jedenfalls nicht erforderlich für den Bewerbungsprozess.
Zwar könne der Bewerber ein Skypeinterview persönlich anbieten, was dann einer Einwilligung entspräche. Dann sei aber nicht automatisch davon auszugehen, dass eine solche Einwilligung auch seitens des für das Vorstellungsgespräch zuständigen Mitarbeiters vorliegt.
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Im vorliegenden Fall handelt es sich um die Einschätzung der zuständigen Aufsichtsbehörden. Es zeichnet sich ab, dass an die Erforderlichkeit von Videointerviews und die Freiwilligkeit bei deren Durchführung zum Schutz des Arbeitnehmers hohe Anforderungen gestellt werden.
In der Praxis kommt es hier stets auf den Einzelfall an, in welchem nach einer ausführlichen datenschutzrechtlichen Prüfung über die Zulässigkeit eines Bewerbungsverfahrens unter Einsatz von Video- und Tonaufnahmen entschieden werden muss, wobei insbesondere auf die Transparenz des Verfahrens, die Löschfristen und die Erforderlichkeit zum Schutz der Bewerber abzustellen ist.
Wenn Sie Fragen zum Einsatz von Skype in Vorstellungsgesprächen haben, wenden Sie sich an unsere Fachanwälte für IT- und Datenschutzrecht und vereinbaren einen Termin. Wir stehen Ihnen gerne und jederzeit für alle Fragen zur Verfügung. Rufen Sie uns an 0201/24030.
Schumacher | Rechtsanwälte · Notare · Steuerberater
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