Steuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen

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Sommerfeste, Weihnachtsfeiern oder Betriebsausflüge bilden in vielen Unternehmen die Highlights des Arbeitsjahres. Nachfolgend möchten wir Sie über die steuerrechtliche Behandlung solcher Betriebsveranstaltungen informieren.

Betriebsveranstaltungen

Seit dem BMF-Schreiben vom 14.10.2015 steht fest, was unter einer Betriebsveranstaltung zu verstehen ist. Demnach handelt es sich um Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, z. B. Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern, Jubiläumsfeiern. Ob die Veranstaltung vom Arbeitgeber, Betriebsrat oder Personalrat durchgeführt wird, ist unerheblich. Eine Betriebsveranstaltung liegt nur vor, wenn der Teilnehmerkreis sich überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzt.“

Zuwendungen

Die Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung ist regelmäßig mit einer Vielzahl von Zuwendungen an die Arbeitnehmer verbunden. Schließlich ist es hier nicht unüblich, dass der Arbeitgeber bei solchen beispielsweise Speisen und Getränke zur freien Verfügung stellt. Erfasst darüber hinaus auch alle weiteren Kosten, die im direkten Zusammenhang mit der Betriebsveranstaltung stehen. Dazu können neben Aufwendungen für den äußeren Rahmen, zum Beispiel für Räume oder eine Unternehmung, auch etwa die Übernahme von Fahrt- oder Übernachtungskosten zählen.

Schon gewusst? Als Zuwendungen an ihre Arbeitnehmer können auch Benefits eine lohnenswerte Alternative darstellen

Steuerrechtliche Begünstigung

Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung sind steuerrechtlich begünstigt. So fallen für die getätigten Ausgaben keine Steuern und Sozialversicherungsabgaben an, soweit es sich um übliche Betriebsveranstaltung handelt und diese einen Freibetrag von 110 € nicht übersteigen.

Üblichkeit der Betriebsveranstaltung

Üblich sind demnach bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr. Wenn mehr als zwei gleichartige Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr durchgeführt werden, hat der Arbeitgeber ein Wahlrecht, für welche Veranstaltungen er die ihm zur Verfügung stehenden steuerrechtlichen Begünstigungen in Anspruch nimmt.

110-Euro-Freibetragsgrenze

Für die Höhe der Zuwendungen besteht eine 110-€-Freibetragsgrenze je teilnehmenden Arbeitnehmers. Bis zu dieser Grenze sind Aufwendungen des Arbeitgebers demnach steuer- und sozialversicherungsfrei.

Bei dem Betrag von 110 € handelt es sich um den Bruttobetrag, also den Kosten inklusive Umsatzsteuer.

Beispiel:
Arbeitgeber Müller veranstaltet ein Sommerfest für seine 20 Mitarbeiter. Dafür mietet er einen Raum für 700 €, bestellt für 500 € Speisen und Getränke und engagiert eine Band, die 350 € erhält.
700 €+500 €+350 €=1550 €/20 Mitarbeiter=77,50 € p.P.
Die Aufwendungen sind steuerfrei, da sie die 110-€-Freibetragsgrenze je Arbeitnehmer nicht übersteigen.

Ebenfalls wichtig für die Gewährung des Freibetrages ist, dass nicht nur bestimmten Arbeitnehmern oder eine bestimmte Abteilung, sondern alle Mitarbeitern des Arbeitgebers die Teilnahme an der Veranstaltung möglich gemacht wird.

Schon gewusst? Bezahlt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer das Taxi für die Heimfahrt werden diese Kosten bei der Freibetragsgrenze nicht berücksichtigt.

Kein Freibetrag für Begleitpersonen

Für die Verteilung der Kosten einer Betriebsveranstaltung ist demnach zunächst auf die Anzahl der Teilnehmer abzustellen. Anders als auf alle teilnehmenden Arbeitnehmer entfällt allerdings kein Freibetrag auf Begleitpersonen. Ein auf ebendiese entfallender Anteil ist dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen.

Beispiel:
Arbeitgeber Meier veranstaltet einen Betriebsausflug für seine 75 Mitarbeiter und hat hierfür Aufwendungen i.H.v. 10.000 € getätigt. 25 seiner Mitarbeiter erscheinen in Begleitung, so dass insgesamt 100 Personen teilnehmen.
10.000€/100 Personen=100 € p.P.
Die 50 allein erschienen Arbeitnehmer haben somit einen geldwerten Vorteil von 100 €, der nicht steuerpflichtig ist.
Den 25 in Begleitung erschienen Arbeitnehmern ist der Anteil ihrer Begleitungen zuzurechnen. Ihr geldwerter Vorteil beträgt 200 €. Nach Abzug des Freibetrags von 110 € ergibt sich für diese Arbeitnehmer ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil von jeweils 90 €.

Überschreitung des Freibetrages

Da es sich bei den 110 Euro um eine Freibetragsgrenze handelt, wird bei einer Überschreitung lediglich der über diesen Betrag hinausgehende Anteil der Zuwendungen steuerpflichtig. Dabei hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, den Restbetrag pauschal mit 25 % zu versteuern.

Schon gewusst? Auch eine Vielzahl von Benefits ist steuerrechtlich begünstigt

Entscheidet sich der Arbeitgeber für die Pauschalversteuerung, hat dies zur Folge, dass keine weiteren Sozialabgaben auf die Zuwendungen anfallen.

Fazit

Betriebsveranstaltungen können zu einem guten Arbeitsklima im Betrieb beitragen und sind darüber hinaus steuerrechtlich begünstigt. Pro Arbeitnehmer sind pro Kalenderjahr die Zuwendungen bei maximal zwei Betriebsveranstaltungen bis zu einem Freibetrag von jeweils 110 € steuer- und sozialversicherungsfrei.

Schon gewusst? Die Kanzlei Schumacher steht Ihnen mit kompetenter Steuerberatung und Rechtsanwälten in Essen zur Seite.

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